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Obstáculos al introducir tecnología en el departamento legal

11 abril, 2018
Artículos

Ser más eficientes y reducir costos -a la vez que se genera un mayor valor de negocios al interior de la empresa- pareciera ser la máxima prioridad para el departamento legal por estos días. Sobretodo teniendo en cuenta la novena encuesta anual de operaciones dentro del departamento legal, llevada a cabo por Blickstein Group, la cual arrojó que los profesionales de esta área pasan un 13% de su tiempo en labores administrativas externas al área legal, además de otro 19% en labores administrativas dentro su propia área. Es decir que los profesionales del área legal pasan en total un 32% -casi un tercio de su tiempo- en labores administrativas.

El valor de la tecnología para hacer más eficiente los procesos en el área legal y reducir las labores administrativas es indiscutible, ya que permite reducir tiempos de entrega y abaratar costos de gestión.

Sin embargo no son pocos los obstáculos a la hora de querer implementar sistemas tecnológicos que faciliten una gestión más eficiente al interior del departamento legal y sean un real aporte para toda la empresa.

A continuación presentamos los obstáculos más comunes a la hora de introducir tecnología en el departamento legal, además de algunos consejos para poder sortearlos exitosamente y dar un paso hacia la transformación digital.

Obstáculos más comunes

  • Desconocimiento de los problemas que podría solucionar la tecnología.
  • Resistencia al cambio al interior de la empresa.
  • Desconocimiento de las soluciones tecnológicas disponibles en el mercado.
  • El alto mando desconoce los beneficios de la tecnología para el departamento legal.
  • Falta de presupuesto para inversión en tecnología.
  • Desconocimiento de la factibilidad técnica de implementar soluciones tecnológicas
  • Incertidumbre de los recursos y el tiempo necesarios para la implementación de un proyecto tecnológico en el departamento legal.

SOLUCIONES

Identificar claramente las problemáticas a resolver

Ciertamente la introducción de nuevas tecnologías es una oportunidad para hacer más eficiente la gestión del departamento legal, sin embargo, antes de considerar cualquier solución es sumamente importante conocer cuales son actualmente los problemas o dificultades recurrentes que enfrenta el departamento legal, de manera que la tecnología a considerar ofrezca una solución real a estas problemáticas.

Algunas de las problemáticas más recurrentes al interior del departamento legal:

  • Pérdida de control de los documentos enviados por correo.
  • Trabajar sobre versiones de contratos erróneas.
  • Falta de comunicación entre los miembros del equipo.
  • Falta de organización en el manejo de documentos.
  • Dificultad para comprar las distintas versiones de un documento.
  • Pérdida de tiempo en redactar contratos similares desde cero cada vez.
  • Pérdida de tiempo en encontrar documentos.

 Entender a tus usuarios

 En todas las empresas existen distintos perfiles profesionales, y se debe considerar esto para romper la resistencia al cambio a la hora de introducir nuevas tecnologías. Es importantísimo conocer quienes serían los potenciales usuarios, entender sus necesidades y cuáles son sus objeciones con respecto a cambiar su flujo normal de trabajo. Esto permite buscar soluciones adecuadas, pensadas para todos los involucrados en el proceso de cambio.

Conocer las soluciones disponibles en el mercado

Con el auge de las nuevas tecnologías suele haber confusión en cuanto a lo que se entiende por “tecnología legal”. Por esta razón es de mucha utilidad entender cuales son las distintas soluciones disponibles en el mercado y cuál es su enfoque. Existen soluciones para administrar los servicios asociados a estudios de abogados, para dar seguimiento a causas judiciales, para la gestión y administración de los contratos al interior de la empresa, etc. Un mayor entendimiento del enfoque de estas soluciones facilitará la evaluación de una eventual implementación tecnológica.

Obtener el apoyo del alto mando

Antes de aventurarse a evaluar una posible implementación tecnológica es de vital importancia contar con el apoyo de la gerencia general. También es recomendable contar con el apoyo de otras gerencias, como la gerencia comercial y la de finanzas, involucrándoles en el proceso para que sean partícipes y entiendan los beneficios que la implementación de la tecnología en el departamento legal traerá a sus propias áreas.

Considerar un presupuesto para inversión en tecnología

Una vez habiendo levantado las principales problemáticas a resolver, después de haber entendido las necesidades de los usuarios y de contar con el apoyo del alto mando, lo siguiente sería establecer claramente un presupuesto para la implementación de tecnología. Este presupuesto debe contemplar no solo el presupuesto monetario, sino también los requerimientos de parte de las otras áreas de la empresa y el tiempo requerido para la implementación.

Involucrar al departamento de TI

Tener al departamento de TI como aliado facilitará el entendimiento de los requerimientos técnicos para la implementación de cualquier herramienta tecnológica al interior de la compañía, así como la evaluación de las medidas de seguridad y privacidad.

Llevar a cabo la implementación del proyecto por etapas

Para finalizar no está demás decir que la implementación de todo proyecto tecnológico requiere tiempo, recursos y la participación activa de todos los involucrados en el proceso. Por esto, es de suma utilidad establecer claramente las etapas necesarias para la implementación de tecnología al interior del departamento legal, así como su constante seguimiento y evaluación para asegurar el éxito del proyecto.

 

 

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