Estamos en plena temporada de presupuesto, una tarea que hoy en día no solo tiene como responsable a los departamentos de finanzas, sino que también a otras áreas de cada compañía. Las áreas legales no se salvan de esa exigencia.

Este trabajo permite tener una guía para alcanzar los objetivos del año siguiente, estimando los ingresos y los egresos esperados, mejorando así la capacidad de planificación.  Además, contribuye a la toma de decisiones de manera más informada y a medir resultados.

Entendiendo los nuevos desafíos a los que las áreas legales se enfrentan; hacer más con menos; presión por los costos; entorno regulatorio complejo; preparación digital; demanda por el talento y foco en el modelo operacional, sin dejar de demostrar valor estratégico y aportar innovación, es que en Alster hemos identificado una serie de prácticas que un presupuesto inteligente y estratégico creemos debe considerar:

1.  Pensamiento y planificación estratégica de largo plazo:

El propósito de preparar un presupuesto es evitar sorpresas y garantizar la existencia de los recursos para el funcionamiento del área. 

Por ello, se hace imperativo preparar una estrategia del área que considere:

• • Iniciativas o necesidades de las distintas áreas de la empresa y que puedan tener impacto en el gasto legal (lanzamiento de un nuevo producto, un nuevo territorio geográfico, ofertas comerciales, patentes, entre otros).
  • Revisión de los gastos del año en curso; identificando gastos fijos, gastos variables y aquellos gastos excepcionales (como una gran demanda a la compañía), esto permitirá ir diseñando la hoja de ruta para el año siguiente y, además, ayudará a identificar formas de mejorar el rendimiento del área.
  • También es buen momento para revisar los trabajos de bajo valor estratégico que son externalizados y cómo generar ahorros. ¿Realmente es necesario que todo ese trabajo sea realizado por un estudio de abogados tradicional? ¿Hay herramientas que permitan la automatización de esos trabajos por un menor precio?
  • Recomendamos redactar el presupuesto del departamento legal a más de tres años; esto mostrará los efectos de la decisión financiera a largo plazo, así como el retorno sobre la inversión (ROI).  

2. Ponderación de los costos de payrolly ajustes del área:

Esta es una de las categorías más importantes dentro del presupuesto y no simplemente porque es un gran gasto, sino que si se revisa de manera estratégica puede resultar bastante beneficiosa para la empresa.

Por ello, es fundamental analizar la situación actual, tener claros los objetivos que se quieren alcanzar el próximo año y qué equipo es necesario para ello.

Algunos aspectos a considerar:

• • Recursos dentro del equipo legal interno.
  • Gastos en abogados externos.
  • Posibles indemnizaciones.
  • Reclutamiento.

3. Herramientas tecnológicas:

 Es importante tener un inventario con todas aquellas herramientas tecnológicas que el área usa actualmente y tener claridad sobre las tarifas de mantención, licencias, actualizaciones, entre otros. Por ejemplo, al contratar nuevo personal ¿Existen costos por nuevos usuarios o suscripciones?  Y, mirando hacia adelante, ¿Qué nuevas herramientas tecnológicas o qué nuevos desarrollos tecnológicos se podrían incorporar de aquí a 2-3 años más?

4. Capacitación y formación:

Excelente momento para reflexionar sobre si el equipo necesita ser capacitado con alguna aptitud adicional para poder cumplir con las nuevas exigencias del área, de la compañía o a nivel industria. O, en el caso de haber bajas de miembros claves dentro del equipo ¿Existe la urgencia de formar a otros con conocimientos y herramientas para que puedan asumir esa responsabilidad?

5. Costos operacionales:

 Por menores que parezcan, también se deben incluir en el presupuesto los trámites de notaría, traslados, actividades de recreación del equipo, celebraciones, participación de eventos, entre otros.

Una manera de poder organizar este ítem y así tener un mejor control sobre los gastos, es planificarlos con anticipación. Por el lado de las actividades de recreación del equipo, se puede establecer un calendario de los eventos del año y proyectar el costo que tendrá cada una, tomar como base lo que se ha gastado en años anteriores puede servir de mucha ayuda.

En cuanto a trámites legales, es recomendable analizar previamente qué operaciones son las que generalmente se realizan y analizar qué podrían requerir (servicio de impuestos internos, conservador de vienes raíces, notaría, entre otros).

6. Reflejar los gastos en el año que corresponda:

Hay que asegurarse, o al menos intentarlo, de que todos los gastos del año se facturen dentro de ese mismo año, evitando iniciar el próximo presupuesto con costos que se arrastran del pasado.

Y, por último, pero por eso no menos importante, hacer un adecuado seguimiento al presupuesto durante el año es crucial para entender y tener control sobre el área. Por ejemplo, si accidentalmente se excede en el presupuesto debido un cobro inesperado, como una demanda a la empresa, podrían utilizarse otros fondos en los que se haya producido un ahorro.

Pero sólo teniendo claridad de lo que se ha gastado o no, se pueden hacer ese tipo de maniobras sin descuadrar la caja.

En Alster Legal hemos desarrollado servicios para ayudar a las gerencias legales a enfrentar los nuevos desafíos y a definir cómo agregar valor en el negocio. Siempre motivados por contribuir al cambio del mercado legal latinoamericano.

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