Muchos han escuchado hablar de transformación digital y quizás convenga entender este concepto y explorar los beneficios de incorporar tecnología en un departamento legal.

La transformación digital es el uso de la tecnología para mejorar radicalmente el rendimiento o alcance de una organización o área, y esto incluye a su gente. Permite mantenerse competitivo en la economía moderna y digital.

Como área de servicio, el departamento legal, gracias a la tecnología, podría interactuar en forma más efectiva con sus clientes internos y brindar un servicio más eficiente. Básicamente, podrían hacer las cosas más rápido y mejor.

Antes de seguir avanzando, resulta clave precisar que invertir en tecnología no es transformación digital. El reto está en el cambio, en la transformación, no en la inversión en dinero o tiempo. Los procesos de incorporación de tecnología en general fracasan o quedan rezagados por solo cambiar el proceso y no invertir en el cambio de mentalidad de las personas que conlleve la construcción de una cultura que fomente la transformación. La gestión del cambio es fundamental para asegurar el éxito de la inversión en tecnología.

Qué tiene que ver transformación digital y el área legal de una organización

Los abogados internos de las empresas muchas veces son percibidos como las piedras de tope en la adopción de nuevas tecnologías y la evolución a plataformas p.ej. Cloud. Por lo mismo, el rol de las gerencias legales en las empresas en este aspecto es crucial y constituyen facilitadores de cambio.

Incorporar tecnología no solo es clave para departamentos legales de grandes empresas, sino que también es una herramienta para áreas conformadas por pocos miembros, inclusive resulta más útil para estas últimas. La consigna siempre es cómo hacer más con menos, especialmente considerando que el trabajo legal incrementa como consecuencia del aumento de la regulación, la mayor velocidad del mercado y mayor exposición al riesgo por globalización.

Lo anterior, requiere que se analice qué trabajos dejar dentro de la gerencia legal y qué eliminar o externalizar. Entender que la tecnología simplifica los procesos, elimina intermediaciones que no agregan valor y hace más accesible la información, es entender que de esta manera el área legal satisface las nuevas demandas de sus clientes internos y acompaña los tiempos del negocio.

Algunas aplicaciones de transformación digital en procesos o servicios del departamento legal son:

• Generación de documentos estándar utilizando herramientas o softwares de automatización de documentos y gestión de contratos.
• Gestión del conocimiento por medio de plataformas de colaboración y co-creación de documentos.
• Respuestas a entidades públicas por medio de softwares de respuesta automáticas a oficios.
• Evaluación de contratos vía machine learning.
• Ingreso de datos por medio de la externalización de tareas. Debido a que la entrada de datos es tan simple y el software funciona automáticamente es más fácil asignar la tarea de completar los datos y requiere menos supervisión de un abogado categoría senior.

Consejo clave: Invertir en las personas y en la comunicación

El mejor consejo para el uso exitoso de la tecnología en aras de mejorar el desempeño de la práctica legal es centrarse en las personas. Esto incluye a todos los involucrados y niveles jerárquicos.

Para cambiar el comportamiento de las personas los líderes de área pueden enfocarse en comunicar estos dos mensajes:

• Todos somos humanos y como seres humanos cometemos errores, esto es así, incluso si somos muy hábiles y experimentados en lo que estamos entrenados para hacer. El error humano es un riesgo muy real.
• La digitalización de procesos, como la automatización, permite que los departamentos legales ejecuten tareas más estratégicas y de alto valor. Esto significa, por ejemplo, que los abogados están más motivados ya que realizan tareas menos repetitivas; es menos probable que estén en posición de cometer errores; y pueden usar y desarrollar su talento en “trabajo legal real”.

Takeaways: La incorporación de tecnología permite hacer más con menos, siendo una receta que funciona en departamentos legales de todos los tamaños. La clave de cualquier proyecto de transformación digital está en el proceso de transformación de las personas que integran el área, por lo que resulta esencial comunicar los beneficios y entender que el abogado interno agrega valor no en tareas repetitivas, sino en aquellas materias que permiten llevar adelante los negocios. Se requiere repensar cómo se hacen las cosas dentro del área y desarrollar las acciones correctivas correspondientes.

Montserrat Mazó | Head of Consulting |Alster