¿Por qué su gerencia legal debiera implementar modelos de gestión del conocimiento?

No es novedad que la información se ha transformado hoy en uno de los grandes activos de las empresas. Pese a ello, uno de los desafíos más habituales que identificamos en nuestras consultorías a áreas legales, radica precisamente en la existencia de conocimiento oculto, almacenado de forma desintegrada y sin capacidad de ser utilizado para la toma de decisiones informada.

Algunos de los factores que dificultan la gestión del conocimiento son:

  • La cultura tradicional del abogado donde “el conocimiento es poder” o donde la posesión individual del conocimiento es consistentemente recompensada.
  • La información que disponen se encuentra distribuida en silos, tales como grupos, departamentos o colegas.
  • La pérdida del conocimiento por retiros inminentes o por retiros voluntarios.
  • El hecho de que los miembros de los departamentos legales no disponen de un acceso uniforme a las fuentes de información o conocimiento.

Entendiendo que el conocimiento es el único activo que crece con el tiempo parece  imperativo implementar modelos que permitan su adecuada administración.

Hace una década surgió la gestión del conocimiento como una disciplina de “innovación empresarial”. Esta disciplina ha alcanzado un nivel de madurez en donde se pueden discernir los principios, prácticas y herramientas que la hacen única.

¿Qué es la gestión del conocimiento en los departamentos legales?

Es el proceso mediante el cual se adquiere, genera, almacena, comparte y utiliza el la información, ideas y experiencias con el fin de desarrollar sabiduría y capacidad de contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.  Facilitando la trasmisión a colaboradores de una manera sistemática y eficiente.

Los objetivos de la gestión del conocimiento en departamentos legales son:

  • Capturar el “know how” legal.
  • Conservar los mejores trabajos, independiente de quién los haya generado/creado (gestión de documentos).
  • Encontrar información de manera más fácil (búsqueda centralizada)
  • Recopilar datos contenidos en múltiples fuentes.
  • Aprovechar mejor lo que ya se ha pagado, evitando “reinventar la rueda”.
  • Promover un cambio cultural hacia la colaboración en lugar de los silos, facilitando la comunicación del equipo legal.
  • Construir bases de datos que permitan a la empresa tomar mejores decisiones.
Pero… ¿Cómo implementar la gestión del conocimiento en una gerencia legal?

Algunas de las mejores prácticas para transferir conocimiento son:

  • De aplicación inmediata:
    • Programas de mentores.
    • Procesos de generación de documentación.
    • Repositorio documental.
    • Documentar / diseminar mejores prácticas.
  • Aprendizaje retrospectivo:
    • Entrevistas a expertos.
    • Sesiones de información extraídas de lecciones aprendidas.
    • Estudios de caso.
  • Aprendizaje proactivo:
    • Aprendizaje combinado, como clases, educación en línea y discusión.
    • Aumento de competencias, habilidades y aprendizaje técnico.
    • Presentar el fundamento contextual o histórico detrás de temas seleccionados, eventos u otros temas.
    • Proporcionar aprendizaje experimental práctico a través de asignaciones especiales y programas de aprendizaje en acción.

En tal sentido, recomendamos basarse en el siguiente orden metodológico:

  • Auditoría del Conocimiento: Identificación de la información principal, las necesidades y usos de la información en la empresa. De forma paralela, se analizan los objetivos del departamento legal, los servicios que se brindan, los clientes y el entorno.

Ejemplo: identificación de medios en los cuales la información está almacenada, identificación de conocimiento tácito y explicito, know-how, procesos, procedimientos, identificación de silos de información, entre otros.

  • Análisis de Brechas: Se analiza la diferencia entre el estado de la gestión del conocimiento actual de la empresa y el deseado en términos de facilitadores y barreras para una implementación exitosa de una gestión del conocimiento.
  • Hoja de Ruta de la Estrategia: Construcción de una estrategia para el departamento legal, estableciendo las prioridades claves para la implementación.

Ejemplo: comparación entre los dos estados identificados desde el cual surge una planificación con metas, actividades, responsables y principales hitos a ser cumplidos con fechas definidas para la implementación de la estrategia.

  • Implementación de Tecnologías de la Gestión del Conocimiento: La implementación requiere de diversas herramientas que participan en el ciclo de la gestión del conocimiento. Éstas facilitan la comunicación, colaboración y la gestión del contenido para una mejor captura, distribución, diseminación y aplicación del conocimiento.

Ejemplo: herramientas de recolección de información, portales de acceso a wikis, entre otros. Algunas herramientas pueden ser: Zendesk, Hubspot, Sharepoint, entre otras.

Nuestra recomendación…

La gestión del conocimiento es una de las 12 competencias claves que identifica CLOC, con las que un departamento legal debe contar para incrementar su eficiencia, tal como lo expusimos en nuestro artículo: cómo hacer más eficiente su gerencia legal.

Si bien, esta competencia se encuentra agrupada dentro de las competencias de una gerencia legal con una madurez avanzada, nuestra recomendación es que se realice un análisis de cuál es el estado de salud de la gestión del conocimiento y la información en su departamento legal.

Realizando el Test de Índice de Madurez que hemos desarrollado en Alster, podrá obtener una hoja de ruta para identificar las oportunidades de mejoras de su departamento legal.

Para conocer más sobre nuestros servicios y soluciones para gerencias legales, visite local.alster.law

Por Guillermo Teibo, CIO en Alster.

Los desafíos de un buen presupuesto legal

Estamos en plena temporada de presupuesto, una tarea que hoy en día no solo tiene como responsable a los departamentos de finanzas, sino que también a otras áreas de cada compañía. Las áreas legales no se salvan de esa exigencia.

Este trabajo permite tener una guía para alcanzar los objetivos del año siguiente, estimando los ingresos y los egresos esperados, mejorando así la capacidad de planificación.  Además, contribuye a la toma de decisiones de manera más informada y a medir resultados.

Entendiendo los nuevos desafíos a los que las áreas legales se enfrentan; hacer más con menos; presión por los costos; entorno regulatorio complejo; preparación digital; demanda por el talento y foco en el modelo operacional, sin dejar de demostrar valor estratégico y aportar innovación, es que en Alster hemos identificado una serie de prácticas que un presupuesto inteligente y estratégico creemos debe considerar:

1.Pensamiento y planificación estratégica de largo plazo:

El propósito de preparar un presupuesto es evitar sorpresas y garantizar la existencia de los recursos para el funcionamiento del área. 

Por ello, se hace imperativo preparar una estrategia del área que considere:

    • Iniciativas o necesidades de las distintas áreas de la empresa y que puedan tener impacto en el gasto legal (lanzamiento de un nuevo producto, un nuevo territorio geográfico, ofertas comerciales, patentes, entre otros).
    • Revisión de los gastos del año en curso; identificando gastos fijos, gastos variables y aquellos gastos excepcionales (como una gran demanda a la compañía), esto permitirá ir diseñando la hoja de ruta para el año siguiente y, además, ayudará a identificar formas de mejorar el rendimiento del área.
    • También es buen momento para revisar los trabajos de bajo valor estratégico que son externalizados y cómo generar ahorros. ¿Realmente es necesario que todo ese trabajo sea realizado por un estudio de abogados tradicional? ¿Hay herramientas que permitan la automatización de esos trabajos por un menor precio?
    • Recomendamos redactar el presupuesto del departamento legal a más de tres años; esto mostrará los efectos de la decisión financiera a largo plazo, así como el retorno sobre la inversión (ROI).  

2. Ponderación de los costos de payrolly ajustes del área:

Esta es una de las categorías más importantes dentro del presupuesto y no simplemente porque es un gran gasto, sino que si se revisa de manera estratégica puede resultar bastante beneficiosa para la empresa.

Por ello, es fundamental analizar la situación actual, tener claros los objetivos que se quieren alcanzar el próximo año y qué equipo es necesario para ello.

Algunos aspectos a considerar:

    • Recursos dentro del equipo legal interno.
    • Gastos en abogados externos.
    • Posibles indemnizaciones.
    • Reclutamiento.

3. Herramientas tecnológicas:

 Es importante tener un inventario con todas aquellas herramientas tecnológicas que el área usa actualmente y tener claridad sobre las tarifas de mantención, licencias, actualizaciones, entre otros. Por ejemplo, al contratar nuevo personal ¿Existen costos por nuevos usuarios o suscripciones?  Y, mirando hacia adelante, ¿Qué nuevas herramientas tecnológicas o qué nuevos desarrollos tecnológicos se podrían incorporar de aquí a 2-3 años más?

4. Capacitación y formación:

Excelente momento para reflexionar sobre si el equipo necesita ser capacitado con alguna aptitud adicional para poder cumplir con las nuevas exigencias del área, de la compañía o a nivel industria. O, en el caso de haber bajas de miembros claves dentro del equipo ¿Existe la urgencia de formar a otros con conocimientos y herramientas para que puedan asumir esa responsabilidad?

5. Costos operacionales:

 Por menores que parezcan, también se deben incluir en el presupuesto los trámites de notaría, traslados, actividades de recreación del equipo, celebraciones, participación de eventos, entre otros.

Una manera de poder organizar este ítem y así tener un mejor control sobre los gastos, es planificarlos con anticipación. Por el lado de las actividades de recreación del equipo, se puede establecer un calendario de los eventos del año y proyectar el costo que tendrá cada una, tomar como base lo que se ha gastado en años anteriores puede servir de mucha ayuda.

En cuanto a trámites legales, es recomendable analizar previamente qué operaciones son las que generalmente se realizan y analizar qué podrían requerir (servicio de impuestos internos, conservador de vienes raíces, notaría, entre otros).

6. Reflejar los gastos en el año que corresponda:

Hay que asegurarse, o al menos intentarlo, de que todos los gastos del año se facturen dentro de ese mismo año, evitando iniciar el próximo presupuesto con costos que se arrastran del pasado.

Y, por último, pero por eso no menos importante, hacer un adecuado seguimiento al presupuesto durante el año es crucial para entender y tener control sobre el área. Por ejemplo, si accidentalmente se excede en el presupuesto debido un cobro inesperado, como una demanda a la empresa, podrían utilizarse otros fondos en los que se haya producido un ahorro.

Pero sólo teniendo claridad de lo que se ha gastado o no, se pueden hacer ese tipo de maniobras sin descuadrar la caja.

En Alster Legal hemos desarrollado servicios para ayudar a las gerencias legales a enfrentar los nuevos desafíos y a definir cómo agregar valor en el negocio. Siempre motivados por contribuir al cambio del mercado legal latinoamericano.

¿Tiene algún desafío en la gestión de su área legal y necesita ayuda? Conozca más sobre nosotros y sobre nuestras soluciones en local.alster.law