Tips para liderar equipos legales en tiempos de trabajo remoto

Alster Legal junto a la consultora de talentos Spencer Stuart inició una serie de webinars que pretenden apoyar a líderes y profesionales de departamentos legales con herramientas de gestión efectivas para las nuevas exigencias derivadas del distanciamiento social y trabajo remoto.

Best practices in virtual team leadership fue el primer webinar de la serie “Liderazgo Efectivo de Equipos Virtuales”. En esta oportunidad, Darleen DeRosa, experta en liderazgo virtual de Spencer Stuart, expuso sobre el manejo efectivo de equipos virtuales y presentó los hallazgos de su estudio “Virtual Team Success”.

Los hallazgos del estudio revelan los tres principales desafíos que impactan en el desempeño de los equipos de trabajo y las habilidades que escasean en los mismos, que se puede mirar en detalle en el siguiente gráfico:

Principales desafío liderazgo

DeRosa resaltó la importancia del liderazgo en tiempos de distanciamiento social y trabajo remoto (la nueva “normalidad”), que exigirá dominar entornos de trabajo virtuales y mantener a los miembros del equipo – dispersos geográficamente – alineados, conectados y comprometidos.

Además, indicó las 5 lecciones para liderar equipos legales trabajando en forma remota:

Lección # 1: Sin confianza, no hay equipo
La confianza resulta clave para lograr la colaboración efectiva. Los líderes deben buscar nuevas formas de generar espíritu de equipo y confianza, ayudando a impulsar la colaboración entre miembros.

Lección # 2: Crear un entorno de “high-touch”
El uso de software colaborativos y plataformas de videoconferencia pueden ayudar a los miembros del equipo a interactuar regularmente, fomentando la colaboración y la construcción de relaciones.

Lección # 3: Realizar reuniones virtuales efectivas
Ante la ausencia de un contacto cara a cara regular, celebrar reuniones virtuales frecuentes es cada vez más importante para mantener a todos informados y alineados.

Lección # 4: Empoderar y motivar a los miembros del equipo
A menudo se espera que las personas trabajen de manera más independiente en equipos virtuales. Los líderes virtuales efectivos configuran un sistema para monitorear el progreso y el seguimiento con frecuencia, pero evitan el micromanagement.

Lección # 5: las habilidades blandas son esenciales
Las habilidades blandas son particularmente importantes para los líderes virtuales, ya que deben trabajar para mantener una comunicación frecuente entre los miembros, inspirar a las personas a lograr objetivos y manejar conflictos.

Principales takeaways:
  • Coraje para salir de la zona de confort y llevar adelante prácticas distintas a las de siempre, no se trata de trasladar la forma de liderar o anterior al nuevo entorno, sino desaprender y apalancarse en la tecnología para lograr comunicación y compromiso.
  • Fijar reglas claras desde el principio, incluyendo las herramientas a utilizar.
  • Incorporar procesos que permitan trabajar en forma coordinada, con accountability y resultados.
  • Humanizar la relación, buscando siempre un diálogo que construya confianza. El líder debe estar orquestando las interacciones en el entorno digital para construir confianza entre los miembros. Debe además en primer lugar, romper sus paradigmas propios de desconfianza para avanzar en este objetivo.

Alster Legal  desarrolló esta iniciativa para apoyar a los líderes y miembros de departamentos legales a navegar tiempos complejos e inciertos como el que vivimos actualmente, pero que serán más cada vez más recurrentes, producto de la velocidad de los cambios y la aparición más frecuente de eventos inesperados o lo que llamamos “black swan”. Para conocer las 5 lecciones en profundidad, recomendamos leer el artículo completo aquí.

El equipo multidisciplinario de Alster Legal cuenta con experiencia implementando herramientas de comunicación para trabajo remoto y automatización de procesos, si deseas conversar sobre los desafíos derivados de esta nueva forma de coordinar un área legal, contáctanos a la siguiente dirección: contacto@18.209.34.37.

Comunicaciones | Alster Legal

¿Por qué su gerencia legal debiera implementar modelos de gestión del conocimiento?

No es novedad que la información se ha transformado hoy en uno de los grandes activos de las empresas. Pese a ello, uno de los desafíos más habituales que identificamos en nuestras consultorías a áreas legales, radica precisamente en la existencia de conocimiento oculto, almacenado de forma desintegrada y sin capacidad de ser utilizado para la toma de decisiones informada.

Algunos de los factores que dificultan la gestión del conocimiento son:

  • La cultura tradicional del abogado donde “el conocimiento es poder” o donde la posesión individual del conocimiento es consistentemente recompensada.
  • La información que disponen se encuentra distribuida en silos, tales como grupos, departamentos o colegas.
  • La pérdida del conocimiento por retiros inminentes o por retiros voluntarios.
  • El hecho de que los miembros de los departamentos legales no disponen de un acceso uniforme a las fuentes de información o conocimiento.

Entendiendo que el conocimiento es el único activo que crece con el tiempo parece  imperativo implementar modelos que permitan su adecuada administración.

Hace una década surgió la gestión del conocimiento como una disciplina de “innovación empresarial”. Esta disciplina ha alcanzado un nivel de madurez en donde se pueden discernir los principios, prácticas y herramientas que la hacen única.

¿Qué es la gestión del conocimiento en los departamentos legales?

Es el proceso mediante el cual se adquiere, genera, almacena, comparte y utiliza el la información, ideas y experiencias con el fin de desarrollar sabiduría y capacidad de contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.  Facilitando la trasmisión a colaboradores de una manera sistemática y eficiente.

Los objetivos de la gestión del conocimiento en departamentos legales son:

  • Capturar el “know how” legal.
  • Conservar los mejores trabajos, independiente de quién los haya generado/creado (gestión de documentos).
  • Encontrar información de manera más fácil (búsqueda centralizada)
  • Recopilar datos contenidos en múltiples fuentes.
  • Aprovechar mejor lo que ya se ha pagado, evitando “reinventar la rueda”.
  • Promover un cambio cultural hacia la colaboración en lugar de los silos, facilitando la comunicación del equipo legal.
  • Construir bases de datos que permitan a la empresa tomar mejores decisiones.
Pero… ¿Cómo implementar la gestión del conocimiento en una gerencia legal?

Algunas de las mejores prácticas para transferir conocimiento son:

  • De aplicación inmediata:
    • Programas de mentores.
    • Procesos de generación de documentación.
    • Repositorio documental.
    • Documentar / diseminar mejores prácticas.
  • Aprendizaje retrospectivo:
    • Entrevistas a expertos.
    • Sesiones de información extraídas de lecciones aprendidas.
    • Estudios de caso.
  • Aprendizaje proactivo:
    • Aprendizaje combinado, como clases, educación en línea y discusión.
    • Aumento de competencias, habilidades y aprendizaje técnico.
    • Presentar el fundamento contextual o histórico detrás de temas seleccionados, eventos u otros temas.
    • Proporcionar aprendizaje experimental práctico a través de asignaciones especiales y programas de aprendizaje en acción.

En tal sentido, recomendamos basarse en el siguiente orden metodológico:

  • Auditoría del Conocimiento: Identificación de la información principal, las necesidades y usos de la información en la empresa. De forma paralela, se analizan los objetivos del departamento legal, los servicios que se brindan, los clientes y el entorno.

Ejemplo: identificación de medios en los cuales la información está almacenada, identificación de conocimiento tácito y explicito, know-how, procesos, procedimientos, identificación de silos de información, entre otros.

  • Análisis de Brechas: Se analiza la diferencia entre el estado de la gestión del conocimiento actual de la empresa y el deseado en términos de facilitadores y barreras para una implementación exitosa de una gestión del conocimiento.
  • Hoja de Ruta de la Estrategia: Construcción de una estrategia para el departamento legal, estableciendo las prioridades claves para la implementación.

Ejemplo: comparación entre los dos estados identificados desde el cual surge una planificación con metas, actividades, responsables y principales hitos a ser cumplidos con fechas definidas para la implementación de la estrategia.

  • Implementación de Tecnologías de la Gestión del Conocimiento: La implementación requiere de diversas herramientas que participan en el ciclo de la gestión del conocimiento. Éstas facilitan la comunicación, colaboración y la gestión del contenido para una mejor captura, distribución, diseminación y aplicación del conocimiento.

Ejemplo: herramientas de recolección de información, portales de acceso a wikis, entre otros. Algunas herramientas pueden ser: Zendesk, Hubspot, Sharepoint, entre otras.

Nuestra recomendación…

La gestión del conocimiento es una de las 12 competencias claves que identifica CLOC, con las que un departamento legal debe contar para incrementar su eficiencia, tal como lo expusimos en nuestro artículo: cómo hacer más eficiente su gerencia legal.

Si bien, esta competencia se encuentra agrupada dentro de las competencias de una gerencia legal con una madurez avanzada, nuestra recomendación es que se realice un análisis de cuál es el estado de salud de la gestión del conocimiento y la información en su departamento legal.

Realizando el Test de Índice de Madurez que hemos desarrollado en Alster, podrá obtener una hoja de ruta para identificar las oportunidades de mejoras de su departamento legal.

Para conocer más sobre nuestros servicios y soluciones para gerencias legales, visite local.alster.law

Por Guillermo Teibo, CIO en Alster.

Flexible Legal Talent, ¿qué es y cuándo se hace necesario?

La posibilidad de contar con un abogado temporal, Flexible Legal Talent, en momentos clave de una empresa o departamento legal, es un beneficio cada vez más valorado en el mercado legal.

Flexible Legal Talent (FLT) es un servicio que nace con el objeto de satisfacer la necesidad de contar con abogados temporales en gerencias legales, estudios jurídicos y empresas sin equipos legales permanentes, para resolver necesidades jurídicas puntuales.

El perfil de un FLT, es el de un abogado con experiencia, capacidad de rápida adaptación y enfocado a resultados, lo que permite a la empresa contar con un profesional especializado que la asesora  desde dentro, pero a través de un formato de colaboración flexible.

De este modo, el Flexible Legal Talent soluciona requerimientos legales esporádicos como:

  • Peaks de trabajos temporales.
  • Bajas inesperadas de empleados claves que hacen necesario un reemplazo.
  • Solicitudes de secondments.
  • Desarrollo de proyectos on – off site.
  • Crisis empresarial.
  • Situaciones de reestructuración o de auditoría de la empresa.
  • Aumento en la necesidad de servicios jurídicos debido a fusiones o adquisiciones, o expansión internacional.
  • Cambios regulatorios.
  • Proyectos de transformación digital, entre otros.

Esta forma de trabajo independiente se ha consolidado en Estados Unidos, Reino Unido, Bélgica, Países Bajos y se ha incrementado en más de un 30% en España en el último tiempo.

En Alster Legal hemos sido pionero en la implementación de servicios FLT en Chile. Contamos con más de 40 abogados expertos en distintas áreas del derecho, distribuidos en gran parte de nuestro país y en el extranjero, para prestar servicios de forma remota o presencial, en formato part-time o full-time.

Garantizando calidad, confidencialidad, seguridad de la información y la optimización de la necesidad de recursos legales al flujo de trabajo real que enfrenta la empresa.

Para mayor información de este servicio contáctanos en local.alster.law.

 

¿Qué es Legal Process Outsourcing – LPO?

LPO o Legal Process Outsourcing es la externalización de procesos legales y constituye la principal herramienta para optimizar los recursos de un departamento legal.

En tiempos en que las empresas están creciendo en complejidad y alcance geográfico, las necesidades legales han ido creciendo al mismo paso, por eso, el desafío para los departamentos legales está en lograr optimizar recursos y disminuir los costos.

Una manera de resolver esos problemas es a través del Legal Process Outsourcing, herramienta de gestión que permite centrar los esfuerzos y capacidades en aquellas actividades que constituyen el núcleo del negocio y añaden valor a los stakeholders.

Básicamente, se puede definir como la subcontratación de funciones de partes de la cadena de producción de servicios legales. Se enfoca en aquellos entregables repetitivos, de bajo riesgo y alto volumen y vela por no aumentar la exposición de la compañía a riesgos legales.

Es ofrecida por los llamados alternative legal services providers (prestadores de servicios legales alternativos), que, mediante la aplicación de metodologías de gestión de proyectos, equipos multidisciplinarios y el uso de tecnología, dan soluciones confiables a estos desafíos.

Además del ahorro de costos, la subcontratación de procesos legales ofrece otras ventajas:

  • Mejora en los niveles de servicios.
  • Permite enfocar la fuerza legal interna en actividades de alto valor.
  • Crea capacidades adicionales para necesidades legales imprevistas.
  • Aumenta el acceso a talentos externos.
  • Mejora la capacidad de ampliar o reducir rápidamente las operaciones.

La demanda de servicios LPO ha crecido a pasos agigantados debido a factores como la globalización, el aumento del costo de los servicios legales, el desarrollo de nuevas herramientas tecnológicas y la mayor automatización de los procesos legales.

Según Advance Market Analytics, estudio de mercado de Legal Process Outsourcing, referido al alcance del producto y la industria, se espera que el mercado crezca a una tasa de crecimiento del 26%.

Asimismo, Marketwacht informó en septiembre de 2018 que se espera que la industria supere los 40 mil millones de dólares para 2024.

Los principales actores de LPO a nivel global, según MarketWatch, son Axiom Law, UnitedLex, Pangea3, Elevate Services, QuisLex, Integreon y Mindcrest.

Alster Legal es la empresa que ha liderado los servicios de LPO en Latinoamérica gracias a su propuesta de valor orientada a contribuir a la eficiencia de departamentos legales, el uso de otras metodologías como fuerza de trabajo flexible y a una amplia gama de tecnologías seleccionadas globalmente.

¡Los invitamos a contactarnos y conocer más sobre nuestras soluciones para departamentos legales de empresas!

Jimena Altuzarra, Coordinadora de Comunicaciones en Alster Legal.

 

 

Todo lo que la gerencia legal debería saber sobre transformación digital

Muchos han escuchado hablar de transformación digital y quizás convenga entender este concepto y explorar los beneficios de incorporar tecnología en un departamento legal.

La transformación digital es el uso de la tecnología para mejorar radicalmente el rendimiento o alcance de una organización o área, y esto incluye a su gente. Permite mantenerse competitivo en la economía moderna y digital.

Como área de servicio, el departamento legal, gracias a la tecnología, podría interactuar en forma más efectiva con sus clientes internos y brindar un servicio más eficiente. Básicamente, podrían hacer las cosas más rápido y mejor.

Antes de seguir avanzando, resulta clave precisar que invertir en tecnología no es transformación digital. El reto está en el cambio, en la transformación, no en la inversión en dinero o tiempo. Los procesos de incorporación de tecnología en general fracasan o quedan rezagados por solo cambiar el proceso y no invertir en el cambio de mentalidad de las personas que conlleve la construcción de una cultura que fomente la transformación. La gestión del cambio es fundamental para asegurar el éxito de la inversión en tecnología.

Qué tiene que ver transformación digital y el área legal de una organización

Los abogados internos de las empresas muchas veces son percibidos como las piedras de tope en la adopción de nuevas tecnologías y la evolución a plataformas p.ej. Cloud. Por lo mismo, el rol de las gerencias legales en las empresas en este aspecto es crucial y constituyen facilitadores de cambio.

Incorporar tecnología no solo es clave para departamentos legales de grandes empresas, sino que también es una herramienta para áreas conformadas por pocos miembros, inclusive resulta más útil para estas últimas. La consigna siempre es cómo hacer más con menos, especialmente considerando que el trabajo legal incrementa como consecuencia del aumento de la regulación, la mayor velocidad del mercado y mayor exposición al riesgo por globalización.

Lo anterior, requiere que se analice qué trabajos dejar dentro de la gerencia legal y qué eliminar o externalizar. Entender que la tecnología simplifica los procesos, elimina intermediaciones que no agregan valor y hace más accesible la información, es entender que de esta manera el área legal satisface las nuevas demandas de sus clientes internos y acompaña los tiempos del negocio.

Algunas aplicaciones de transformación digital en procesos o servicios del departamento legal son:

  • Generación de documentos estándar utilizando herramientas o softwares de automatización de documentos y gestión de contratos.
  • Gestión del conocimiento por medio de plataformas de colaboración y co-creación de documentos.
  • Respuestas a entidades públicas por medio de softwares de respuesta automáticas a oficios.
  • Evaluación de contratos vía machine learning.
  • Ingreso de datos por medio de la externalización de tareas. Debido a que la entrada de datos es tan simple y el software funciona automáticamente es más fácil asignar la tarea de completar los datos y requiere menos supervisión de un abogado categoría senior.
Consejo clave: Invertir en las personas y en la comunicación

El mejor consejo para el uso exitoso de la tecnología en aras de mejorar el desempeño de la práctica legal es centrarse en las personas. Esto incluye a todos los involucrados y niveles jerárquicos.

Para cambiar el comportamiento de las personas los líderes de área pueden enfocarse en comunicar estos dos mensajes:

  • Todos somos humanos y como seres humanos cometemos errores, esto es así, incluso si somos muy hábiles y experimentados en lo que estamos entrenados para hacer. El error humano es un riesgo muy real.
  • La digitalización de procesos, como la automatización, permite que los departamentos legales ejecuten tareas más estratégicas y de alto valor. Esto significa, por ejemplo, que los abogados están más motivados ya que realizan tareas menos repetitivas; es menos probable que estén en posición de cometer errores; y pueden usar y desarrollar su talento en “trabajo legal real”.

Takeaways: La incorporación de tecnología permite hacer más con menos, siendo una receta que funciona en departamentos legales de todos los tamaños. La clave de cualquier proyecto de transformación digital está en el proceso de transformación de las personas que integran el área, por lo que resulta esencial comunicar los beneficios y entender que el abogado interno agrega valor no en tareas repetitivas, sino en aquellas materias que permiten llevar adelante los negocios. Se requiere repensar cómo se hacen las cosas dentro del área y desarrollar las acciones correctivas correspondientes.

Montserrat Mazó | Head of Consulting |Alster