LEGAL OPS: POR QUÉ EL ÉXITO NO DEPENDE SOLO DE LA TECNOLOGÍA

*Por Andrés Jara, CEO y fundador de Alster.law

Para quienes promovemos el mundo de operaciones legales, mayo es un mes que esperamos con ansias. ¿El motivo? Se lleva a cabo en Las Vegas, Estados Unidos, el CGI CLOC, un evento anual al que asisten los mayores referentes de esta disciplina y función dentro de la industria legal global. Como siempre, la asistencia es dominada por personas que provienen de mercados desarrollados, particularmente USA y Europa Central + UK, sin embargo, algunos latinos asisten.

Como viene siendo el tenor de los últimos meses, el mundo de Legal Ops sigue absorbido por la ola que trae consigo el boom de la inteligencia artificial generativa, el que se incrementa aún más con los lanzamientos diarios de todas las Legaltech presentes en el exhibit hall sobre sus nuevos asistentes o copilotos fundados en esta tecnología. No muy distinto a lo que vimos a fines de enero en la Legaltech Week de Nueva York.

Con todo, hay algunas novedades que creo valen ciertamente la pena destacar y no son en el plano tecnológico, sino en el metodológico.

Bien sabemos que los equipos legales hoy tienen cinco grandes prioridades, cuestión que se refuerza con los datos revelados por el reciente reporte 2024 CLO Outlook publicado por la American Corporate Counsel Association. Esas prioridades se enmarcan en:

  1. Regulación cada día más compleja, de la mano con autoridades fiscalizadoras cada vez más restrictivas.
  2. La presión habitual de que, en ambientes restrictivos y economías alicaídas, los recursos son escasos y se pide siempre hacer más con menos.
  3. La necesidad, como consecuencia de ello, de buscar eficiencias operacionales relevantes.
  4. La respuesta natural a esa necesidad que se busca en la implementación de tecnología, sin tener tan claro qué implementar y cómo hacerlo de forma exitosa.
  5. El ruido permanente que genera en las líneas directivas de no quedarse atrás en la adopción de la inteligencia artificial generativa como una aparente solución al contexto manifestado en las anteriores prioridades.

 

Sin embargo, gran parte de estas prioridades exigen un esfuerzo inicial que no radica en la solución supuestamente fácil que encuentra su expresión en la tecnología. No, la respuesta a estas problemáticas radica en la metodología, algo no tan sexy, no tan rápido, que exige trabajo duro, tiempo de madurez y cambios conductuales en los equipos y organizaciones.

Precisamente por ello, es que las dos novedades que destaco de esta instancia inundada de novedades tech, es precisamente lo no tech, aquello que quizás no vende tanto y que muchos prefieren tratar de evitar. Lo cierto, es que tras diez años apoyando proyectos de operaciones legales en Latinoamérica, puedo afirmar con certeza, de que nada tech resulta bien si no nos damos cuenta que es aquello no tech lo primero a trabajar.

Así, el renovado y actualizado modelo de madurez CLOC de 12 áreas fue revelado con bombos y platillos el 1 de mayo, en donde se ha dado además acceso a un test y playbook que permite autoevaluar y definir estrategias concretas sobre los avances de operaciones legales. Uno de esos elementos es la tecnología, pero hay 11 que van mucho más a la raíz de los procesos, las relaciones, la comunicación y aspectos de aquellos que parecen no ser tan llamativos como hablar de tech o inteligencia artificial.

Para quienes trabajamos apoyando en la implementación de proyectos de operaciones legales en organizaciones, este recurso es valioso, toda vez que sigue requiriendo de tiempo para trabajar sobre él y, concretamente, es ese tiempo el que invertimos y ofrecemos los que entregamos una solución como servicio en esta materia.

La segunda novedad y que también me alegra haya tenido origen en un grupo de trabajo vinculado con CLOC, es la iniciativa de “Legal Data Intelligence Model”. Este proyecto hace disponible, de forma gratuita, un modelo para poder enfrentar ordenadamente distintos desafíos en la gestión de información y data, siendo una correcta aproximación hacia una de las bases más importantes de cualquier iniciativa de operaciones legales. Sin información no hay tecnología que sirva ni actividades en operaciones legales que puedan ser ejecutadas de forma exitosa y con impacto positivo.

En definitiva, el mensaje a quien lea esta columna, es que no debe olvidar lo fundamental que resulta trabajar aspectos no tech previo a caer en la tentación de lo tech.

Fuentes:

Help Legal: Conoce y aprende cómo enfrentar los desafíos del rubro legal en este 2024

Nuestro #Ceo Andrés Jara nos cuenta y enseña cómo enfrentar los desafíos presentes este 2024 en el #RubroLegal.

Juntos desglosamos el reporte titulado “2024 In-house Legal Technology Report” elaborado por www.lawvu.com.  De este podemos tener un panorama sobre los desafíos que ya enfrentan los equipos legales y en base a la experiencia de www.alster.law junto a los consejos del libro #BigBeats de Rajiv Shah entregar poderosos tips que ayudarán a sortear estos con mejor destreza.

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Una solución “plug-and-play” eficaz para Grupo EMASA

Sebastián Martínez, Gerente Corporativo de Personas y Legal de Grupo EMASA, cuenta qué los motivó a contratar la solución Flexible Legal Talent de Alster y cuáles fueron los resultados

La situación demandaba una respuesta inmediata. La fiscalía de Grupo Emasa, comercializadora de repuestos y accesorios para vehículos, equipamiento para talleres y revisiones técnicas, quedaba vacante. Era imperioso contar lo antes posible con un talento legal que pudiera proveer soluciones diarias.

Entonces, la compañía optó por contratar el servicio Flexible Legal Talent de Alster, que provee abogados “on demand”.

“Necesitábamos una ayuda transitoria, específica, con situaciones que se presentaban en el día a día”, explicó Sebastián Martínez, Gerente Corporativo de Personas y Legal. “Flexible Legal Talent fue una solución plug-and-play, que respondió a lo que requeríamos en ese minuto”.

Martínez resaltó dos ventajas de trabajar con Alster: el dinamismo del proceso y el profundo entendimiento de la compañía.

“Por un lado, nos propusieron rápidamente tres candidatos posibles, los entrevistamos de un día para el otro y pudimos solucionar la salida de la fiscalía anterior. Por otro lado, la selección de esas personas, entendiendo nuestra cultura y nuestra necesidad, dio en el clavo. El valor generado fue tener la respuesta correcta, en el tiempo adecuado y según nuestra necesidad”, destacó.

Martínez, además, recalcó el enorme beneficio de una comunicación clara, fluida y eficaz con el equipo de Alster. “Al trabajar con estudios de abogados que te asesoran, los tiempos son muy distintos en términos de pedir una reunión o esperar a que te respondan un correo cuando necesitas una asesoría inmediata o revisar un contrato, por ejemplo. Eso con Alster funcionó muy rápido y muy bien”, comentó.

“Armar una fiscalía, dar con la persona que entienda el negocio, buscar un estudio de abogados que funcione con esa velocidad… es difícil. Esta digitalización de la solución ‘plug-and-play’ de Alster es súper interesante”, agregó Martínez.

Al mismo tiempo, subrayó que lo digital no le resta calidad humana y personalización al servicio: “Siempre están en contacto, reuniéndose, comunicando lo que se hizo y los costos, de una manera transparente”.

Es un negocio bien atendido y en donde explican desde el inicio  su compañía y su forma de trabajar. Entrevistaron a las personas de la empresa y nos dieron recomendaciones de cómo deberíamos funcionar, a partir de entender muy bien lo que necesitábamos”, afirmó el ejecutivo.

“Claramente, recomendaría Alster a cualquier empresa pequeña, mediana o grande que necesite resolver sus problemas jurídicos del día a día o incluso más complejos”, concluyó.

Legal Operations Consulting: Un espejo donde mirarse

VíasChile, holding de autopistas concesionadas, recurrió a la solución de Legal Operations Consulting de Alster. Andrés López, Director de Asesoría Jurídica y Compliance, cuenta qué motivó la consulta y el valor generado por la consultoría.

“Le tengo miedo a las aguas tranquilas, cuando te dicen que todo va muy bien. Uno no tiene un espejo donde mirarse y cree que todo lo que hace está bien”, cuenta Andrés López, Director de Asesoría Jurídica y Compliance de VíasChile. Esta preocupación lo llevó a acercarse a Alster para evaluar el área legal, conocer sus brechas y cómo gestionarlas.

VíasChile optó por contratar el servicio Legal Operations Consulting de Alster, nuestro servicio de consultoría que permite al equipo legal obtener una mirada enfocada en la optimización de su modelo operacional.

“Quería una consultoría especializada, no un proceso global”, explica López. Destaca el mensaje claro de Alster, su conocimiento del sector y su convicción del valor agregado del área legal en el nivel operativo.

“La dirección legal es un puesto solitario. Alster viene a responder a la soledad de los directores legales y la consultoría permite replantearse el propio criterio”, agrega.

El objetivo de López al comenzar el trabajo con Alster era crecer como dirección y potenciar su función dentro de la compañía. Además, VíasChile estaba atravesando un proceso de fusión, con lo cual era beneficioso contar con la evaluación de un ente externo.

López afirma que el principal valor generado por Alster fue el diagnóstico. “El día a día te consume. Esto te permite adoptar otra perspectiva, entrevistar a stakeholders y a clientes. A partir del análisis obtuve la hoja de ruta, aprendí el ‘ideal’ y cómo gestionar las imperfecciones”, resume.

La consultoría revela el ‘deber ser’, pero también debilidades y soluciones, y ventajas o mejores prácticas para incorporar. El objetivo, finalmente, es establecer procesos a largo plazo.

“Cada tanto, es bueno pararse y revisar en qué estado estamos”, opina López. “Uno confía en su criterio y buenas decisiones, y eso puede ser una trampa. Siempre conviene saber cuál sería el ideal, dónde estamos fallando y cómo optimizar procesos”.

¿Cómo hacer más eficiente su gerencia legal?

Uno de los mayores desafíos a los que hoy se enfrentan los departamentos legales recae en el cómo ser más eficientes. Factores tales como el incremento del trabajo que tradicionalmente era llevado a cabo por firmas legales externas, recursos limitados, presión por reducción en gastos y costos, requerimientos de especialidades con las que no muchos abogados cuentan, gestión de presupuesto eficiente y predictibilidad, entorno regulatorio más complejo y una deseada transformación digital, son todos elementos con las que estas áreas deben convivir.

Según Thomson Reuters, en su 2019 Legal Tracker LDO Index Benchmarking and Trends Report, un 68% de los departamentos legales se enfrentan a crecientes demanda de trabajo legal y es una tendencia que viene marcándose en los últimos años.

Además, según el mismo reporte, el 90% de los departamentos legales califican como de alta prioridad el control de los costos incurridos en su área, aspectos que dificultan el camino para la eficiencia.

Por lo tanto, las funciones del departamento legal se incrementan mientras que el personal y los recursos generalmente permanecen inalterables…..

Entonces… ¿Cómo lograr incrementar la eficiencia y la productividad?

Una alternativa, que algunos departamentos legales ya han adoptado, tiene que ver con la figura del Legal Operations, que como ya hablamos en artículos anteriores, es un rol que principalmente gira entorno a las personas, procesos y tecnología, permitiendo:

  • Mayor eficiencia y productividad, ya que se enfoca en aquellos temas no legales, permitiendo que los abogados se focalicen en actividades que aportan valor legal a la empresa.
  • Implementar nuevas tecnologías para automatizar procesos y mejorar la productividad, como la gestión documental y la gestión del conocimiento. Herramientas que conllevan a una mayor eficiencia del departamento dado que reducen el tiempo de búsqueda de información, conocimiento, plantillas y formularios.
  • Contar una visión multidisciplinaria con planeamiento estratégico, gestión de finanzas y gestión de proyectos.
  • Definir procesos de negocio, actividades y profesionales que permiten a los departamentos legales servir a sus clientes de forma más efectiva aplicando prácticas de negocio y técnicas para la entrega de servicios legales.

Una investigación llevada a cabo por Thomson Reuters en 2017 arrojó que:

  • Más del 40% de los departamentos legales pequeños (aquellos con hasta U$D4 millones de gastos externos) disponían de al menos una persona en Legal Operations.
  • Esto se incrementaba al 48% en departamentos legales medianos (aquellos con hasta U$D 15 millones de gastos externos).
  • 93% para los departamentos legales grandes. Lo cual concluye en que no sólo los grandes departamentos legales disponen de un equipo de Legal Operations.

Es más, según una encuesta realizada por Association of Corporate Counsel (ACC), el 50% de los departamentos legales internos que participaron, disponían de al menos una persona asignada al rol de Legal Operations, lo cual resulta en un significante incremento respecto al 20% del año anterior.

Por este motivo, es que desde Alster nos hemos especializado en desarrollar e incluso externalizar este rol y funciones, pero además hemos sido capaces de internalizar las mejores prácticas que, organizaciones como Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), promueven a nivel global.

Por otra parte, CLOC ha sido un participe activo al momento de definir la función de las “Legal Ops”, creando un marco de trabajo y estableciendo las 12 competencias claves para alcanzar un nivel de madurez que permita al departamento legal interno ser más eficientes y generar valor agregado para la empresa.

  1. Financial Management
  2. Vendor Management
  3. Cross-Functional Alignment
  4. Technology & Process Support
  5. Service Delivery & Alternative Support Models
  6. Organizational Design, Support & Management
  7. Communications
  8. Data Analytics
  9. Litigation Support & IP Management
  10. Knowledge Management
  11. Information Governance & Records Management
  12. Strategic Planning

 A su vez, ACC (Association of Corporate Counsel) ha definido 14 competencias centrales, en modelo de operaciones::

  1. Change Management
  2. Compliance
  3. Contract Management
  4. eDiscovery & Litigation Management
  5. External Resources Management
  6. Financial Management
  7. Information Governance (Record Management)
  8. Internal Resources Management
  9. Intellectual Property Management
  10. Knowledge Management
  11. Metrics and Analytics
  12. Project and Process Management
  13. Strategic Planning and Legal Operations Leadership
  14. Technology Management

Al examinar estos recursos y competencias, se visualiza claramente que en ambos modelos el objetivo es construir un departamento legal interno eficiente.

El propósito de estas competencias centrales es pensar de manera diferente sobre las formas de generar impacto comercial. Cada empresa prioriza la inversión para avanzar en la madurez en competencias específicas dependiendo de los objetivos, oportunidad y recursos de la empresa.

Nuestra recomendación…..

Trabajar en el proceso hacia la eficiencia requiere determinar el grado de madurez en el cual su departamento legal se encuentra.

Por eso, en Alster hemos creado un Test de Índice de Madurez que le permitirá:

  • Conocer el nivel en que se encuentra su equipo en cuanto a las dimensiones de evaluación creadas por CLOC y ACC Legal Ops.
  • Obtener un punto de referencia para comparar la madurez en cuanto a la gestión de su departamento legal con otros de la industria.
  • Conocer el desglose de las competencias medidas en tres niveles: fundacionales, avanzados y maduros.
  • Obtener una hoja de ruta para identificar oportunidades de mejora.

La ejecución efectiva de tales funciones produce beneficios que mejoran la productividad y rentabilidad del departamento legal interno permitiendo que el equipo demuestre su valor para el negocio:

  • La introducción de métricas y KPIs permiten realizar mediciones y benchmarking de los procesos para su mejora continua.
  • Estandarización y automatización de tareas administrativas o repetitivas para que, de esta manera el equipo pueda enfocarse en el trabajo que aporta mayor valor.
  • Uso consistente de tecnología y procesos.
  • Relaciones más sólidas, transparentes y basadas en datos e información con proveedores y asesores externos para maximizar el valor de estos vínculos.

Sólo teniendo claridad cuantificable del lugar en el cual se encuentra su departamento legal, dará pie a pensar en las estrategias y acciones a realizar para lograr eficiencia y servicio de calidad.

Lo invitamos a realizar nuestro Test de Índice de Madurez para que pueda conocer qué tan preparado se encuentra su gerencia legal para afrontar los desafíos del futuro.

Por Guillermo Teibo, CIO en Alster.