Innovación en servicios legales ¿Es posible?

En los últimos años, las prioridades estratégicas de las organizaciones han estado enfocadas en la innovación y transformación digital, temas de los que no quedan exentos los departamentos legales debido a que el rubro legal enfrenta movimiento y evolución, pues los clientes externos e internos están cambiando rápidamente.

Los servicios legales tienen que adaptarse para continuar siendo apoyo y soporte dentro de este entorno cambiante, y es la innovación quizás una buena fórmula y metodología para abordar este contexto.

Durante febrero, tuve la fortuna de participar de uno de los eventos más importantes sobre tecnología para la industria legal, como lo es el Legalweek NYC 2020. Tremenda experiencia que me permitió reforzar mi conocimiento y la visión que desde Alster tenemos sobre las oportunidades y desafíos más relevantes que afectan hoy a los profesionales de la información, la tecnología y la gestión del conocimiento en firmas y departamentos legales.

Los diferentes paneles de Legalweek estuvieron enfocados en la innovación para  las áreas legales, pero, en mi experiencia como consultor de gerencias legales, puedo afirmar con certeza que la innovación en el rubro legal es algo complejo, en gran parte, porque la educación y formación de los abogados se sustenta en el control del riesgo, la aversión al mismo y la necesidad de mitigar las desviaciones respecto de potenciales resultados, lo que conlleva, obviamente, a cierta dificultad a la hora de cambiar y, es el cambio, la principal constante de la innovación.

Es un hecho de que no se puede pretender en el mundo actual el prestar un servicio de la misma manera, resolver los asuntos de igual forma o pensar que todo lo que hemos hecho en el pasado debe seguir haciéndose en el presente.

Entonces, hoy la innovación legal es casi una exigencia:

  • Debido a las presiones económicas que surgen desde los clientes internos y externos, hay exigencias de ser más estratégicos y eficientes.
  • La comparación en materia de innovación que ocurre en otros sectores del mercado o áreas de las organizaciones y que deben ser acompañados por el sector legal.
  • La rápida adopción y necesidad de data science y data analytics, como un catalizador que influye en la velocidad con la cual los diferentes sectores están innovando y transformándose digitalmente.
  • El interés de muchos abogados de centrarse en la abogacía de alto nivel y no en tareas mundanas repetitivas que de otro modo podrían ser automatizadas.

Probablemente, una de las reacciones habituales que tengo oportunidad de observar en nuestros clientes es la frustración y temor porque la palabra innovación implica cambios mayores en conductas y acciones. Sin embargo, ¿creen Uds. que la innovación sólo se restringe a grandes pasos?

Quizás, para sorpresa de algunos, la respuesta es: no.

La innovación puede suceder en pequeñas cosas del día a día. Se debe pensar en innovación todo el tiempo, procesos que ejecutamos de forma cotidiana, procedimientos internos o cómo ofrecemos servicios. No es necesariamente encontrar algo nuevo, sino una nueva manera de hacerlo más simple, más rápida o eficiente algo que veníamos haciendo.

Pero ¿Por dónde comenzar a innovar?
  • En primera instancia, es necesario ser conscientes que la innovación es algo que debe y puede surgir de cualquier miembro del departamento legal o firma y no esperar que la innovación sea algo que surja de las personas con perfiles tecnológicos.
  • En segundo lugar, el uso de metodologías ágiles son extremadamente útiles para proyectos de innovación, un ejemplo de ello es el caso del design thinking.
  • Por último, es importante evaluar el tiempo adecuado para innovar y hacer uso de pilotos y pruebas de conceptos.

Según el artículo de Forbes Understanding The Agile Mindset, los profesionales tienen una mentalidad ágil cuando están preocupados y, a veces, obsesionados con innovar y ofrecer un mayor valor para el cliente. Como consecuencia, aquellas organizaciones adquieren la capacidad de adaptarse rápidamente a un mercado que cambia, desarrollando ventajas competitivas que haya sustento en su comportamiento.

Una de las metodologías ágiles que cada día vemos más aplicada para abordar los desafíos legales que enfrentan las organizaciones es el Design Thinking.

Este método es un proceso de resolución de problemas que comienza con la comprensión de las necesidades no satisfechas del cliente. A partir de ese conocimiento, se fusiona con un proceso de innovación que abarca el desarrollo de conceptos, la creación de prototipos y la experimentación.

Cuando Design Thinking es aplicado a las empresas, la tasa de éxito de proyectos de innovación mejora sustancialmente.

Al aplicar Design Thinking abogados y áreas legales pueden, con claridad y dinamismo, definir prioridades, idear, prototipar e implementar nuevas formas de hacer las cosas, equivocándose en ambientes controlados y permitiendo con ello mitigar los riesgos que el cambio implica.

En Alster, hemos tenido la oportunidad de trabajar con prestigiosas empresas en la mejora de sus procesos legales y en cómo dichos procesos pueden ser objeto de transformación digital. En cada uno de esos desafíos buscamos aplicar estos métodos, de forma de asegurar una mejor reacción frente a los cambios y así garantizar el éxito del proyecto.

Por lo mismo, acá algunos tips de lo que lo que hemos aprendido con estas experiencias:

  • Muchos profesionales del derecho toman conocimiento de la relevancia de la innovación y buscan a partir de ello crear valor para sus clientes y empleados, el gran obstáculo es liderar esos procesos y, en ello, el uso de metodologías como la descrita pueden ser de gran utilidad.
  • La innovación legal no se limita a la implementación de nuevas tecnologías; también se trata de adoptar nuevas estrategias y usar metodologías comprobadas de otros sectores.
  • No hay un camino profesional para convertirse en un experto de la innovación legal, la práctica hace al maestro.
  • Seleccionar los procesos críticos y abordar cada uno como un proyecto individual permitirá ser mucho más efectivo.
  • Seleccionado que sea el proceso, , dibujarlo (literalmente) será de gran utilidad, para luego buscar dónde es objeto de modificación.
  • Cuando se haya refinado el , hay que probarlo con clientes modelos. Hacer un piloto que reduzca el riesgo y, solo entonces, con todos los aprendizajes, se puede pensar en automatizar y hacer más eficiente.

Los invito a conocer más sobre nuestros servicios de consultoría legal y transformación digital ingresando a local.alster.law

Por Guillemo Teibo, CIO en Alster Legal

 

 

Tecnología en gerencias legales ¿Por qué cuesta tanto abrazar el cambio?

A medida que la tecnología continúa actuando como un agente de cambio en la industria legal, gran cantidad de gerencias legales están atreviéndose a abrazar la innovación con soluciones tecnológicas aplicables a los procesos legales que ayuden a capitalizar oportunidades de eficiencia, aumentando el valor del departamento legal en la empresa.

Sin embargo, según la encuesta realizada en Corporate Legal Operations Survey Report,  el 71% siente que la infraestructura de su tecnología legal no cumple con las necesidades y expectativas que sus departamentos legales tienen.

¿A qué se debe la brecha entre el entusiasmo sobre el potencial de la tecnología y la reducida satisfacción una vez que ésta ha sido implementada para su uso?

Algunos de los obstáculos que se presentan al momento de la implementación son:

  • Resistencia al cambio por parte de los miembros de la gerencia legal.
  • Desconocimiento del tiempo necesario para la implementación de un proyecto tecnológico en la gerencia legal.
  • Incorporación de tecnología cuando los procesos son ineficientes.
  • Implementación de diferentes productos tecnológicos que no conversan entre sí.
  • Desconocimiento de las herramientas tecnológicas disponibles para la industria legal.
  • Desconocimiento del estado de madurez de la gerencia legal y la relación de ello con las actividades y los objetivos en la gestión de tecnología.

Sumado a esto, podemos identificar que el principal inconveniente asociado a esta desconexión entre el entusiasmo y la satisfacción post implementación se debe a la falta de una gestión de tecnología y soporte a los procesos, siendo que ésta es una de las principales competencias que toda gerencia legal debe poseer desde su nivel fundacional.

Tecnología y soporte a los procesos

Tal como ya hemos planteado en nuestro artículo anterior, incrementar la eficiencia y la productividad mediante la optimización de la entrega de servicios legales a la empresa es una posibilidad real.

La convergencia de tecnología y procesos es un factor crítico de éxito en todo proceso de sistematización y automatización, pero también de gestión de información. El primero se debe al segundo, esto es, que sin procesos no será posible identificar y desplegar tecnologías en general. A medida que la gerencia legal avanza ejecutando sus objetivos estratégicos, se encontrarán con inconvenientes, brechas, problemas y tareas que pueden ser resueltas con la correcta ejecución de procesos sobre soluciones tecnológicas.

A su vez, esta competencia es la que brinda soporte  a través de herramientas de colaboración, compartir archivos, intranets, automatización de procesos, visualización de reportes y gestión de flujos de trabajo a las 12 competencias claves que identifica CLOC.
 

Entonces… ¿Para qué sirve? Con el dominio de esta competencia se busca asegurar que el equipo legal cuente con las herramientas y procesos adecuados para realizar de la forma más eficiente su trabajo, reduciendo el trabajo manual donde sea posible.

¿Qué recomendamos en Alster?

Utilizar tecnología en un departamento legal no es más un lujo, sino que es un deber.

En el mercado existen incontables productos que pueden ofrecer mejoras y eficiencias para alguna de las competencias centrales, pero recomendamos que al momento de elegir tecnología se busque una herramienta flexible que permita cubrir más de una competencia y aumente la eficiencia en la mayoría de las actividades del departamento legal.

Algunos productos que pueden ayudar en el desempeño de un departamento legal en un nivel fundacional, por ejemplo, son los incluidos en la suite de Microsoft Office para el procesamiento de documentos, plantilla y hojas de cálculo. Además, centralizar la información en un único repositorio de documentos para todos los miembros del departamento, como pueden ser Dropbox, Google Drive, One DriveSharepoint o herramientas especializadas como Webdox, u otros similares.

La tecnología legal existe para hacer el trabajo de forma más fácil y eficiente. En nuestros años trabajando con equipos legales, hemos encontrado que evaluando el nivel de madurez de un departamento o gerencia legal es la mejor manera de decidir cuál tecnología será la que mejor se adapte y cumpla con las expectativas del equipo.

Es por ello, que estimamos que la realización de una buena gestión de tecnología implica la elaboración de una hoja de ruta que contenga, a lo menos, los siguientes pasos:

  1. Evaluar el nivel de madurez de la gerencia legal.
  2. Realizar un inventario del estado actual de las tecnologías y los procesos.
  3. Identificar las brechas entre el estado actual y entre el estado al cual se quiere llegar.
  4. Identificar y priorizar los pasos a seguir en la definición de procesos y de tecnología a incorporar.

Para la identificación de brechas recomendamos el uso de metodologías AS IS – TO BE. Donde el paso primordial es identificar la realidad actual del departamento legal, en cuanto a procesos y tecnologías en uso, nivel de adopción, dependencia del área de TI, etc.

Luego de eso, se define cómo se desea que sea el departamento legal en el futuro, el estado objetivo al cual se quiere llegar, identificando tecnologías y rediseño de procesos. De la comparación de los estados definidos con anterioridad, se podrán identificar las brechas y plantear una hoja de ruta para llegar al objetivo.

Lo invitamos a realizar nuestro Test de Índice de Madurez para que pueda conocer qué tan preparado se encuentra su gerencia legal para afrontar los desafíos del futuro para dar los primeros pasos en la gestión de la tecnología y procesos.

Por Guillermo Teibo, CIO Alster.

La experiencia del reto de innovar en el mercado legal

Innovar en el mercado legal por esencia conservador, no ha estado exento de dificultades y ha requerido de motivación, pasión e inspiración. Andrés Jara, CEO de Alster Legal reflexiona acerca de su experiencia a lo largo de estos 4 años liderando una empresa de servicios legales, tomando la bandera y el propósito de transformarla.

“La NASA entregó 69 millones de dólares a SpaceX, una empresa del emprendedor serial Elon Musk, para llevar adelante un programa que sea capaz de desviar meteoros que pudiesen acercarse a la tierra peligrosamente” publicaba la revista Entrepeneur el 16 de abril pasado.

Nada más cercano a la serie Salvation, en donde participa el chileno Santiago Cabrera como Darious Tanz, un gran emprendedor y visionario que ha construido una nave espacial para salvar a la humanidad.

Ambos personajes, uno del mundo real y otro del mundo ficticio, son capaces de inspirar con su visión y demuestran que con perseverancia y pasión, es posible impulsar cambios en industrias dominadas desde hace años por los programas estatales y empresas tradicionales, globales, con gran capacidad financiera, tamaño y experiencia.

¿Qué relación tiene esto con aquellas materias sobre las que habitualmente escribo? Les diría que mucha.

En efecto, como emprendedor en una industria tradicional, dominada por empresas o estudios jurídicos tradicionales que durante años han liderado el mercado de servicios legales y en donde las prácticas y modelos de negocios no han variado en años, claramente me identifico con Musk y Tanz.

Es más, me inspiro por su pasión y empuje en buscar la disrupción de espacios que estaban comúnmente reservados para los que durante años dominaron estas esferas.

Innovar y emprender no es un juego, es una profesión que requiere arduo trabajo, costos personales y emocionales, pero que entrega un resultado gratificante y, que se siente y vive, todos los días.

Ciertamente no soy quién para dar lecciones sobre este tema, hay grandes emprendedores que han recorrido mucho más camino que yo, pero si creo que puedo aportar con algo de la experiencia que ha significado construir una empresa en una industria adversa, conservadora y reticente a los cambios, como lo es la industria de los servicios legales.

Efectivamente, la experiencia de diseñar un modelo de negocios diferente en la industria de servicios legales, apalancado en tecnología y en un entorno extremadamente competitivo, creo que permite transmitir enseñanzas. A continuación, expondré un resumen de los 8 factores que han sido relevantes en nuestro viaje.

1. Aprendizaje permanente.

Lo que hemos aprendido durante estos años de desarrollo de ALSTER es mucho, las equivocaciones han sido múltiples y los desafíos diarios.

Sin embargo, cada minuto invertido en este viaje ha valido la pena. No han sido pocas las barreras con las que nos hemos topado desde el inicio de nuestra empresa, pero tampoco han sido pocas las gratificaciones que hemos tenido en el proceso.

Podemos expresar que el aprendizaje continuo ha sido esencial para sostener el crecimiento y desarrollo de nuestra empresa.

Si ya es extraño hablar de industria de servicios legales, más extraño aún es tomar la bandera y propósito de transformarla.
2. Artesanos versus ingenieros.

Si ya es extraño hablar de industria de servicios legales, más extraño aún es tomar la bandera y propósito de transformarla.

Los abogados durante siglos se han sentido más cercanos a los artesanos que a los ingenieros, y ciertamente, han asimilado su trabajo siempre a obras de arte más que a procesos productivos eficientes.

Hablar de commodities en el mercado legal ha sido siempre mal visto e, incluso, criticado por muchos que estiman que su trabajo no puede ser tildado de tal.

Sin embargo, lo mismo decían los analistas financieros, los médicos, los profesores, los contadores y muchos otros que han visto cómo por medio de la tecnología, sus áreas tradicionales de práctica han mutado a espacios optimizados, con recursos acotados, con clientes que demandan eficiencia y demostración empírica de que sus resultados agregan valor.

Son tales profesiones las que han observado también un cambio radical en la forma en que eran ejecutadas y comercializadas. En la medida que los clientes incorporan habilidades digitales y profesionalizan su administración y modelo de servicio, éstos requieren que sus proveedores se alineen con tal estrategia.

En ese curso, nuestra experiencia es que las capacidades y métodos del ingeniero surten mejores efectos que los del artesano.

3. La voz del cliente

Precisamente, es en el momento en que profundizamos en el entendimiento de las necesidades que nuestros clientes o prospectos manifiestan, cuando surgen oportunidades de negocio y servicio.

El entendimiento del cliente en un mercado como el legal resulta sustancial para el éxito de cualquier modelo de servicios. La cercanía y el feedback permanente han de constituir máximas en aquellas relaciones.

Si somos capaces de construir productos o servicios basados en la voz del cliente, es muy probable que éstos puedan conectarlo con sus necesidades y llevarlo a tomar una decisión favorable de compra.

4. La comunicación como un elemento fundamental de la relación.

Por otro lado, en cualquier modelo de negocios centrado en el cliente, resulta fundamental que los canales de comunicación estén activos. Somos nosotros quienes debemos captar la información, pero no solo eso, sino también procesarla, entenderla, inducir basados en ella y encontrar soluciones apropiadas.

En este mismo sentido, la construcción de modelos mínimo-viables, el pivoteo y la experiencia en el hacer, garantizarán que los productos o servicios puedan satisfacer de mejor forma las necesidades reales.

5. Los errores como fuente de oportunidad.

En nuestro camino hemos aprendido de los errores y también definido que éstos constituyen una base fundamental del crecimiento como empresa. Si nos equivocamos significa que lo intentamos, un primer gran paso.

Luego, si somos capaces de educarnos sobre la base de dichos errores, significa que podemos modificar conductas, servicios y productos, y aspirar a mejorar la calidad y adaptabilidad de nuestra oferta a la demanda.

6. Segmentación como base de la propuesta de valor.

Otro gran aprendizaje ha sido el identificar de forma adecuada la audiencia a la que nuestra propuesta de valor hace sentido.

Un mensaje coherente, con propósito e intención, permite sin duda mejor recepción y, sobre todo, la posibilidad de trabajar con clientes que valoran la doctrina del entendimiento y la compenetración.

Mientras más simbióticos seamos con las expectativas de nuestros clientes, mejores relaciones seremos capaces de construir. Con todo, no debemos olvidar que somos un prestador de servicios más y no un socio del negocio, como muchos en el mercado legal dicen ser.

7. Tecnología y augmentation.

Sin duda, uno de los grandes aciertos, pero también de los grandes desafíos que hemos enfrentado en ALSTER, ha sido la selección de las tecnologías requeridas para garantizar el mejor servicio y experiencia para nuestros clientes.

La tecnología es el sustento de nuestro modelo de negocios y resulta clave para construir la empresa que soñamos y crecer de la forma que pretendemos hacerlo. La incorporación de expertos en la materia ha sido una de las prioridades que ha marcado nuestra agenda estratégica, sin ello no es eficiente ni viable desarrollar el potencial de escalabilidad del negocio.

En nuestra mente, la combinación de escalabilidad e inversión controlada no es factible sin la tecnología adecuada. Romper el paradigma de que un prestador de servicios legales requiere solo abogados como su vector de éxito, estimamos es un error.

Precisamente ello es lo que nos llevó a tener un Chief Information Officer y construir un equipo enfocado en la integración y desarrollo de las mejores tecnologías disponibles en el mercado, sin temerle a la inversión real en ellas.

En este sentido, la palabra “augmentation” me parece apropiada, pues las tecnologías hoy disponibles contribuyen a la productividad, la experiencia del cliente, la transparencia y la certeza en las relaciones comerciales, todos atributos fundamentales para cumplir con el propósito de transformar la industria de servicios legales de Latinoamérica y aumentar las posibilidades de acierto.

8. Equipo, factor crítico de éxito

A lo largo de mi vida profesional he sido testigo del costo que tiene ser un llanero solitario y, especialmente, de trabajar de forma no colaborativa. Esto parte con la formación universitaria de los abogados, con metodologías que no fomentan el trabajo en equipo, sino por el contrario alientan la competitividad y autosuficiencia. Solo hasta esta experiencia pude internalizar realmente la relevancia del equipo como pieza clave del éxito de una organización.

La formación y consolidación del equipo ha sido un gran desafío, sin embargo, reconozco que en la medida que encuentras a las personas correctas, no hay límites en cuanto a todo lo que se puede lograr. Como bien dicen, uno solo puede llegar más rápido, pero en equipo se llega más lejos.

Hoy vivimo en la era del WeQ y no del IQ, como me comentara hace algunos días Allan Urban, un experto en diseño creativo. Lo que se puede lograr con un equipo coordinado, multidisciplinario, responsable y “doer” es formidable y si, sorpresa, en ALSTER no somos muchos abogados.

Finalmente, puedo concluir que las empresas no se crean por arte de magia ni por oportunismo, menos si éstas se insertan en mercados tradicionales. Las empresas se crean con determinación, tiempo, constancia, pasión y humildad. Hoy puedo manifestar con certeza que al ALSTER del mañana, le depara un gran futuro y ello es en gran medida gracias a los elementos que he esbozado en esta nota.

Los invito a ser parte de la historia, como advisors o como audiencia, y ser parte del proceso de transformación del mercado legal latinoamericano.

Andrés Jara | CEO Alster Legal

ajara@18.209.34.37